Welke gegevens wij verwerken hangt af van de dienst waarvan u gebruikmaakt en van uw contact met De Hart IT.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuurgegevens;
• bestel- en betalingsinformatie;
• gegevens over afgenomen diensten;
• domeinnaam- en hostinggegevens;
• technische gegevens die nodig zijn voor ondersteuning;
• correspondentie met De Hart IT;
• gegevens die u zelf via formulieren of e-mail verstrekt.

Wij proberen uitsluitend persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een duidelijk doel voor bestaat.

Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor:

• het beantwoorden van vragen;
• het maken van offertes;
• het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
• het leveren van IT-diensten;
• het registreren en beheren van domeinnamen;
• het leveren van hosting en zakelijke e-mail;
• het bouwen en onderhouden van websites;
• het geven van technische ondersteuning;
• het verwerken van betalingen en facturen;
• het beveiligen van onze systemen;
• het voorkomen en onderzoeken van misbruik;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Volgens de AVG moet voor iedere verwerking een geldige grondslag bestaan.

Afhankelijk van de situatie kan De Hart IT persoonsgegevens verwerken op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst;
• het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang;
• toestemming, wanneer toestemming volgens de wet nodig is.

Welke grondslag van toepassing is hangt af van het doel en de omstandigheden van de verwerking.

Wanneer u De Hart IT belt, e-mailt of een contactformulier invult, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw bericht te behandelen.

Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw vraag zijn.

Wij gebruiken deze informatie om uw vraag te beantwoorden, een afspraak te maken of een offerte uit te brengen.

Wanneer u klant wordt of via onze website een bestelling plaatst, kunnen wij gegevens nodig hebben om de overeenkomst correct uit te voeren.

Hierbij kan het gaan om:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bestelde producten of diensten;
• factuurgegevens;
• betaalstatus;
• technische gegevens die voor levering noodzakelijk zijn.

Wij gebruiken deze informatie onder andere om bestellingen te verwerken, diensten te activeren en ondersteuning te bieden.

Voor onze administratie en facturatie verwerken wij gegevens die nodig zijn om een correcte factuur op te stellen en betalingen te verwerken.

Hierbij kan het gaan om naam, bedrijfsnaam, adres, factuure-mailadres, bestelling, factuurbedragen en betalingsinformatie.

Voor bepaalde administratieve gegevens gelden wettelijke bewaarverplichtingen. Daardoor kunnen wij niet altijd direct alle gegevens verwijderen nadat een overeenkomst is beëindigd.

Wanneer u een domeinnaam of hostingdienst afneemt, kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn voor registratie, beheer en technische levering.

Afhankelijk van de dienst kan dit gaan om:

• naam en bedrijfsnaam;
• contactgegevens;
• domeinnaam;
• hostingaccount;
• technische instellingen;
• IP-adressen;
• loggegevens;
• account- en gebruikersgegevens.

Voor domeinregistraties kan het nodig zijn bepaalde gegevens te delen met een registrar of registry die betrokken is bij de registratie van de betreffende extensie.

Wanneer u zakelijke e-mail van De Hart IT gebruikt, zijn technische gegevens nodig om de mailbox te kunnen leveren en beveiligen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• e-mailadres;
• domeinnaam;
• mailboxinstellingen;
• server- en verbindingsgegevens;
• technische loggegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor spam- en beveiligingscontroles.

De inhoud van e-mail kan persoonsgegevens bevatten. Wanneer De Hart IT deze uitsluitend namens een klant verwerkt, kan De Hart IT voor die verwerking optreden als verwerker.

Tijdens websiteontwikkeling of IT-support kan het voorkomen dat De Hart IT toegang nodig heeft tot systemen of informatie waarin persoonsgegevens aanwezig zijn.

Wij gebruiken deze toegang uitsluitend voor zover dit nodig is om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren.

Wanneer tijdelijke accounts of inloggegevens worden ontvangen, behandelen wij deze als vertrouwelijke informatie.

Wanneer u onze website bezoekt kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de website beschikbaar, veilig en goed werkend te houden.

Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• IP-adres;
• datum en tijd van het bezoek;
• browserinformatie;
• apparaatinformatie;
• opgevraagde pagina's;
• technische fout- en beveiligingslogs.

Deze gegevens kunnen onder andere worden gebruikt voor beveiliging, technische werking en het onderzoeken van storingen of misbruik.

Onze website kan cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Functionele cookies kunnen nodig zijn om de website of webshop goed te laten functioneren.

Wanneer cookies worden gebruikt waarvoor volgens de wet vooraf toestemming nodig is, vragen wij die toestemming via de daarvoor gebruikte cookie-instellingen of cookiebanner.

Meer specifieke informatie over de daadwerkelijk gebruikte cookies kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.

De Hart IT verkoopt persoonsgegevens niet als handelswaar.

Wel kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens te delen met partijen die betrokken zijn bij onze dienstverlening, bijvoorbeeld:

• hosting- en datacenterleveranciers;
• domeinregistrars en registries;
• softwareleveranciers;
• betaalproviders;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• IT-leveranciers;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wij delen alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn en alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat.

Een verwerker is een organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere organisatie.

Wanneer wij gebruikmaken van leveranciers die namens De Hart IT persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over bescherming en verwerking van die gegevens.

Wanneer De Hart IT zelf persoonsgegevens verwerkt namens een zakelijke klant, kan De Hart IT juist de rol van verwerker hebben.

In situaties waarin de AVG dat vereist, worden hierover afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Sommige leveranciers van software of online diensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige juridische basis en passende waarborgen bestaan voor zover dit op grond van de AVG vereist is.

Welke externe leveranciers betrokken zijn kan veranderen wanneer onze technische omgeving of dienstverlening wijzigt.

De Hart IT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging of misbruik.

Afhankelijk van de situatie kan dit bijvoorbeeld bestaan uit:

• toegangsbeveiliging;
• sterke wachtwoorden;
• multifactorauthenticatie waar passend;
• beveiligde verbindingen;
• software-updates;
• beperkte toegangsrechten;
• back-ups;
• logging en beveiligingscontroles.

Geen enkele technische omgeving kan absolute beveiliging garanderen, maar wij nemen maatregelen die passen bij de aard en risico's van de verwerking.

De Hart IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten bewaren.

De bewaartermijn verschilt daarom per soort gegeven.

Bijvoorbeeld:

• contactinformatie wordt bewaard zolang dit nodig is voor behandeling van uw vraag;
• klantgegevens kunnen gedurende de klantrelatie worden bewaard;
• technische logs kunnen tijdelijk worden bewaard voor beveiliging en storingsonderzoek;
• administratieve en fiscale gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer hiervoor wettelijke bewaartermijnen gelden.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd voor zover dit technisch en juridisch mogelijk is.

Back-ups kunnen kopieën bevatten van persoonsgegevens die op het moment van de back-up in onze systemen aanwezig waren.

Het kan daarom voorkomen dat gegevens die uit een actief systeem zijn verwijderd nog tijdelijk in een beveiligde back-up aanwezig zijn.

Back-ups worden volgens de geldende bewaartermijnen van de betreffende back-upomgeving overschreven of verwijderd.

Back-ups zijn primair bedoeld voor herstel na technische problemen of incidenten en worden niet zonder noodzaak als normale actieve databron gebruikt.

De AVG geeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kunt u De Hart IT verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van uw gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Er kunnen bijvoorbeeld wettelijke redenen bestaan waardoor wij bepaalde gegevens moeten blijven bewaren.

Wilt u gebruikmaken van een privacyrecht? Dan kunt u een verzoek sturen naar:

E-mail: info@dehart.nl

Vermeld zo duidelijk mogelijk waarop uw verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat noodzakelijk is om uw identiteit op een passende manier te controleren en te voorkomen dat persoonsgegevens bij een onbevoegde persoon terechtkomen.

Wij reageren binnen de termijn die daarvoor volgens de AVG geldt.

Heeft u vragen of zorgen over de manier waarop De Hart IT met persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@dehart.nl.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

De diensten van De Hart IT zijn in beginsel niet specifiek gericht op het zelfstandig verzamelen van persoonsgegevens van jonge kinderen.

Wanneer voor een verwerking toestemming van een minderjarige nodig is, houden wij rekening met de daarvoor geldende wettelijke regels.

Ontdekt u dat een kind zonder geldige grond persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt? Neem dan contact met ons op zodat wij dit kunnen onderzoeken.

De Hart IT neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor u juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben, tenzij dit uitdrukkelijk wordt aangegeven en hiervoor een geldige juridische basis bestaat.

Automatische technische processen zoals spamfiltering, fraudedetectie, beveiligingscontroles of webhostingbeheer kunnen wel onderdeel zijn van de dienstverlening.

Ondanks beveiligingsmaatregelen kan nooit volledig worden uitgesloten dat een beveiligingsincident ontstaat.

Wanneer De Hart IT kennisneemt van een mogelijk datalek, wordt onderzocht wat er is gebeurd, welke gegevens mogelijk zijn geraakt en welke maatregelen nodig zijn.

Wanneer de AVG dit vereist, wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokken personen geïnformeerd wanneer daarvoor een wettelijke verplichting bestaat.

Ja. De dienstverlening, gebruikte systemen en privacywetgeving kunnen in de loop van de tijd veranderen.

Daarom kan De Hart IT deze privacyverklaring aanpassen.

De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Wanneer een wijziging daar aanleiding toe geeft, informeren wij betrokkenen op een passende manier.

Laatste versie: augustus 2026.